Amtliches Verzeichnis: So werden Sie gefunden

Der einfache und rechtssichere Weg zum öffentlichen Auftrag

Mit Änderung des Vergaberechts Anfang 2016 wurde den IHKs die Führung des amtlichen Verzeichnisses als hoheitliche Aufgabe übertragen. Damit wird die bisherige Präqualifizierung auf eine rechtlich verbindliche Basis gestellt. Denn eine Eintragung hat eine Eignungsvermutung zur Folge, die von der Vergabestelle nur in begründeten Ausnahmefällen in Zweifel gezogen werden darf. Gemäß § 48 VgV (Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge) und § 35 UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) muss jeder öffentliche Auftraggeber die Eintragung im amtlichen Verzeichnis anerkennen.

Nach einer erfolgreichen Präqualifizierung folgt die Prüfung für die Eintragung ins amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ). Ist auch sie positiv abgeschlossen, wird das Unternehmen ins amtliche Verzeichnis (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) durch die IHK eingetragen. Beim AVPQ handelt es sich um eine internetgestützte Datenbank, in der allgemeine Unternehmensdaten und Nachweisunterlagen hinterlegt sind. Allgemein zugänglich sind dabei die Daten des Unternehmens einschließlich der Leistungsbereiche. Die Nachweisunterlagen können jedoch nur über die Zertifikatsnummer und den Zugangscode eingesehen werden. Das Zertifikat mit Zertifikatsnummer und Zugangscode stellt die IHK aus.

Die Eintragung ins amtliche Verzeichnis ist ein Jahr lang gültig. Statt vieler Dokumente und Erklärungen reicht das Zertifikat. Bei E-Vergabeverfahren wird für den öffentlichen Auftraggeber durch Nennung des Zertifikatscodes erkennbar, wenn ein Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen ist.

Wer kann sich in das amtliche Verzeichnis eintragen lassen?

Unternehmen aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich sowie Freiberufler können nach § 48 Abs. 8 VgV bzw. § 35 UVgO die Eintragung beantragen. Reine Bauunternehmen sind ausgeschlossen. Für sie gibt es ein eigenes System über den PQ-Verein.

Vorteile der Eintragung im amtlichen Verzeichnis für Unternehmen

• reduzierter Aufwand: Die Eintragung im amtlichen Verzeichnis entlastet die Unternehmen vom aufwändigen Zusammenstellen der gewünschten Nachweise, das meist auch noch unter erheblichem Zeitdruck erfolgen muss. Die Eintragung gilt für ein Jahr.
• Zeit- und Kostenersparnis: Präqualifizierte Unternehmen im amtlichen Verzeichnis der IHKs müssen ihre Eignung nicht mehr bei jeder Ausschreibung durch Einzelnachweise dokumentieren. Bei jeder Angebotsabgabe wird nur noch das Zertifikat in Kopie vorgelegt oder der zum Zertifikat zugehörige Zugangscode für den Zugriff auf die im amtlichen Verzeichnis enthaltenen Nachweise an den öffentlichen Auftraggeber übermittelt.
• höhere Rechtssicherheit: Eine Eintragung schafft sowohl für die Unternehmen als auch für die öffentlichen Auftraggeber eine wesentlich höhere Rechtssicherheit, denn es gilt hier eine gesetzliche Eignungsvermutung zugunsten des eingetragenen Unternehmens.
• begrenztes Risiko: Das Risiko, bei einem Ausschreibungsverfahren aufgrund nicht mehr aktueller oder unvollständiger Nachweise ausgeschlossen zu werden, wird reduziert. Die Eintragung umfasst jedoch nur unternehmensbezogene Nachweise; auftragsbezogene müssen im Zweifel dem Angebot beigefügt werden.
• Synchronität zur EEE: Die Nachweise entsprechen den Anforderungen der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE), die von öffentlichen Auftraggebern als Nachweis-Checkliste verwendet werden kann. Ein Hinweis in der vom öffentlichen Auftraggeber verwendeten EEE auf das amtliche Verzeichnis genügt zum Nachweis der Eignung und dem Nicht-Vorliegen von Ausschlussgründen.
• Auffindbarkeit: Der öffentliche einsehbare Teil des AVPQ-Verzeichnisses bietet eine Suchfunktion nach verschiedenen Kriterien an. So ist es öffentlichen Auftraggebern möglich, bei beschränkten Ausschreibungen oder Zubenennungen geeignete Unternehmen zu finden.

Antrag auf Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen

Der Antrag auf Eintragung ist zweigeteilt. Der eigentliche Antrag ist elektronisch auszufüllen (Onlineantrag). Er wird elektronisch an die für Sie zuständige PQ-Stelle beziehungsweise IHK übersandt. Der anschließend generierte Mantelbogen muss unterschrieben und auf postalischem Wege zusammen mit den erforderlichen Nachweisen an die IHK gesandt werden.

Führung des amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen

In Nordrhein-Westfalen haben die Industrie- und Handelskammern vereinbart, dass die Führung des amtlichen Verzeichnisses für Unternehmen mit Sitz in NRW von der Industrie- und Handelskammer Mittlerer Niederrhein übernommen wird.

Kosten

Die Gebühr für die Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen beträgt 87 Euro. Hinzu kommen die Kosten für die Präqualifizierung.