Bescheinigung von Außenhandelsdokumenten
Was ist eine Bescheinigung?
Bescheinigungen sind Beurkundungen von Tatsachen durch die IHK. Um hierbei sicherzustellen, dass die von der Industrie- und Handelskammer bescheinigten Dokumente ihren „Wert“ im internationalen Handelsverkehr behalten und dass ihre internationale Anerkennung gewährleistet ist, unterliegt die Bearbeitung gesetzlichen Vorschriften, die immer zu beachten sind.
Wer fordert eine Bescheinigung?
In nachfolgenden Fällen können Bescheinigungen gefordert werden:
- Die Behörden vieler Staaten verlangen bei der Einfuhr von Waren amtliche Bescheinigungen von Geschäftspapieren durch die Industrie- und Handelskammer.
- In vielen Fällen ist eine konsularische Legalisierung von Handelsdokumenten vorgeschrieben. Dies setzt eine Bescheinigung der Dokumente durch die IHK voraus. Eine Übersicht der Länder, die eine IHK-Bescheinigung und/oder konsularische Legalisierung vorschreiben, finden Sie hier.
- Eine IHK-Bescheinigung kann vom Kunden ausdrücklich gewünscht werden, z. B. als
- Bestandteil des Kaufvertrages oder
- zur Erfüllung der Bedingungen eines Akkreditivgeschäftes.
Was ist zu beachten?
Für eine Bescheinigung Ihrer Außenhandelsdokumente durch die IHK sind folgende Grundsätze zu beachten:
- Die gesetzlichen Vorschriften Deutschlands bzw. der Europäischen Union sind einzuhalten. Die Wünsche des Empfangslandes können nur berücksichtigt werden, wenn sie mit diesen Vorschriften übereinstimmen.
- Erklärungen auf Firmenbogen müssen original unterschrieben sein.
- Die Angaben in den Dokumenten müssen nachgewiesen werden (dies gilt insbesondere für die Bescheinigung von Ursprungsangaben).
- Vordatierungen sind unzulässig.
- Kopien der Unterlagen verbleiben bei der IHK.
Welche Dokumente bescheinigt die IHK?
Die IHK bescheinigt eine Vielzahl von Dokumenten. Bitte beachten Sie: Ist in zu bescheinigenden Dokumenten eine Ursprungslandangabe enthalten, kann eine Bescheinigung nur dann erfolgen, wenn geeignete Ursprungsnachweise vorgelegt werden. Zu bescheinigende Dokumente können unter anderem sein:
Rechnungen
Die (Zoll-)Behörden vieler Staaten verlangen bei der Einfuhr von Waren die Vorlage bestimmter Geschäftspapiere, die von der IHK bescheinigt wurden. Zu diesen Dokumenten gehört auch die Handelsrechnung. Oftmals ist zusätzlich zu der IHK-Bescheinigung eine konsularische Legalisierung vorgeschrieben. Aber auch lediglich der Wunsch des Kunden nach bestimmten Dokumenten, zum Beispiel im Rahmen von Akkreditivgeschäften, kann der Grund sein.
Packlisten
In der Regel ist eine Bescheinigung von Packlisten durch die IHK nicht erforderlich. Jedoch kann dies durch ausländische Geschäftspartner oder als Akkreditivvorgabe gefordert werden.
Proforma-Rechnungen, Preislisten, Angebote
In der Regel ist eine Bescheinigung von Proforma-Rechnungen, Preislisten und/oder Angeboten durch die IHK nicht erforderlich. Jedoch kann dies durch ausländische Geschäftspartner oder als Akkreditivvorgabe gefordert werden.
Visaanträge (Einladungsschreiben)
Bei der Einladung von Geschäftsleuten aus Ländern, für deren Staatsbürger eine Visumspflicht bei der Einreise nach Deutschland besteht, wird von der Deutschen Botschaft oder den Generalkonsulaten bei der Antragstellung ein Einladungsschreiben und gegebenenfalls eine Verpflichtungserklärung der einladenden Firma verlangt. In einigen Fällen ist eine Bescheinigung des Einladungsschreibens durch die IHK erforderlich.
Um zeitaufwendige Nachforderungen zu vermeiden, sollten sich deshalb Reisende rechtzeitig vor Reisebeginn mit der zuständigen Auslandsvertretung in Verbindung setzen und sich nach den jeweiligen örtlichen Besonderheiten in Bezug auf die Visumausstellung erkundigen.
Firmenbescheinigung
Sie sind Mitglied der IHK Mittlerer Niederrhein und benötigen eine IHK-Mitgliedsbescheinigung zur Vorlage bei anderen Unternehmen oder Behörden? Sie haben die Möglichkeit, Ihre Mitgliedsbescheinigung online zu beantragen.
Welche Dokumente dürfen nicht von der IHK bescheinigt werden?
Nicht alle Dokumente, für die eine IHK-Bescheinigung gefordert wird, dürfen von der Industrie- und Handelskammer „abgestempelt“ werden. Ursache hierfür kann sein:
- Eine andere Institution ist örtlich und/oder rechtlich (sachlich) zuständig.
- Die Angaben in den Dokumenten sind nicht erlaubt, zum Beispiel Boykott-Erklärungen gegen ein bestimmtes Land.
- Die Richtigkeit der Angaben kann nicht nachgewiesen werden.