Rechnungen – Pflichtangaben

Die Pflichtangaben auf Rechnungen werden im Umsatzsteuerrecht definiert. Bedeutung haben die Regelungen vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. Im Zusammenhang zu den Regelungen hat das Bundesministerium für Finanzen erläuternde BMF-Schreiben erlassen. Die BMF-Schreiben können Sie unter der Rubrik „Recht und Steuern – Steuern“ in unserem Internetangebot abrufen. Darin hat das Ministerium unter anderem darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Der Rechnungsempfänger hat danach die Pflicht, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen; diese Pflicht gilt lediglich nicht für die Richtigkeit von Steuernummer, inländischer Umsatzsteueridentifikationsnummer und fortlaufende Nummer (dazu siehe unten).

Anforderungen an die Eingangsrechnung

Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung grundsätzlich nicht. Ausnahme ist die Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Wird eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber einem Unternehmer abgerechnet, muss diese Rechnung ebenfalls in sechs Monaten ausgestellt werden. Für den Fall, dass eine Rechnung für eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück nicht oder zu spät ausgestellt wird, droht eine Geldbuße bis 5.000 Euro.

Die Steuerpflicht ist nicht Voraussetzung für die Pflicht zur Rechnungserteilung, das heißt auch über steuerbefreite Umsätze muss eine Rechnung ausgestellt werden. Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.

Die Eingangsrechnung hat gemäß § 14 Abs. 4 i. V. m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben zu enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die
  Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und –befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelt
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
und des Leistungsempfängers

Es ist ausreichend, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.

Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft kann der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Bei Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.

Steuernummer oder die vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-identifikationsnummer (USt-LdNr.)

Auf Rechnungen ist die Steuernummer des leistenden Unternehmens anzugeben. Alternativ ist auch die Angabe der USt-ldNr. möglich. Die USt-IdNr wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt.

Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-ldNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des Gutschrift erteilenden Unternehmens anzugeben. Zu diesen Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftsempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer bzw. USt-ldNr. mitzuteilen.

Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremden Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z. B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-ldNr. des leistenden Unternehmers (z. B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben.

Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilter USt-ldNr. oder die Steuernummer des Organträgers angeben.

Wichtig: Die Angabe der Steuernummer oder der USt-ldNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr gemäß § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Nr. 2 bis 4 erforderlich.

Hinweis: Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Nach dem Bundesfinanzministerium bleibt der Vorsteuerabzug jedoch enthalten, wenn die Steuernummer oder die inländische USt-ldNr. unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind.

Fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungssteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)

Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.

Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben.

Bei Verträgen über Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine fortlaufende Nummer vergeben werden und auch nur einmal pro Vertrag. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer erhalten.

Hinweis: Nach dem Bundesfinanzministerium bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn die Rechnungsnummer unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind.

Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts, (Anzahlung)

Hier ist nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Nach einem BMF-Schreiben vom 3. August 2004 kann, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, statt der ausdrücklichen Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend sein, sofern sich hieraus das Liefer-/Leistungsdatum ergibt.

In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.

Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind.

Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen, Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung

Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV).

Nach dem BMF-Schreiben vom 3. August 2004 gilt hinsichtlich des Umfangs des Hinweises:

• Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z. B.
  „2 % Skonto bei Zahlung bis ...“
• Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z. B. „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“ oder „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“

Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Dies bedingt, dass die Dokumente in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.

Anzuwendender Steuersatz, Steuerbetrag, Steuerbefreiung

Beim Hinweis auf die Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift des UStG oder der 6. EG-Richtlinie nennt. In der Rechnung soll jedoch ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Es genügt eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z. B. Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung, steuerfreie Vermietung, Krankentransport.

Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers

Ein fehlender Hinweis auf die Verlagerung der Steuerschuld kann in zweierlei Hinsicht relevant werden. Zum einen materiell-rechtlich für die Verlagerung der Steuerschuldnergemeinschaft und zum anderen für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers.

Materiell-rechtlich ist ein fehlender Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers keine Voraussetzung für die Umkehr der Steuerschuld. Das heißt, der deutsche Leistungsempfänger schuldet auch dann die Umsatzsteuer für die bezogene Leistung, wenn der entsprechende Hinweis fehlt.

Nach dem Wortlaut der Regelung könnte man annehmen, dass der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers erforderlich ist, denn die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine Rechnung besitzt, die alle genannten Pflichtangaben enthält. Hierzu hat jedoch der EuGH in einem Urteil vom 1. April 2004 entschieden, dass der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers auch dann möglich sein soll, wenn die Rechnung des leistenden Unternehmers die Pflichtangaben nicht vollständig enthält und keinen Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers beinhaltet. Mit Erlass vom 2. Dezember 2004 hat dies das Bundesfinanzministerium unter Punkt 4.1 des Erlasses ausdrücklich bestätigt und ausgeführt, dass auch bei fehlendem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld der Vorsteuerabzug gegeben ist, wenn die übrigen Voraussetzungen hierfür vorliegen.

Das BMF-Schreiben können Sie unter der Rubrik „Recht und Steuern – Steuern“ in unserem Internetangebot abrufen.

Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen

Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neues Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, d. h. Angaben über die Größe des Fahrzeuges und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG).

Reiseleistungen

In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§ 14 a Abs. 6 UStG).

Differenzbesteuerung

In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25 a UStG hinzuweisen
(§ 14 a Abs. 6 UStG).

Sonstige Sonderfälle

Für Sonderfälle wie zum Beispiel Werkleistung mit EU-Bezug, innergemeinschaftliche Güterbeförderungen oder Vermittlungsleistung mit EU-Bezug gelten als zusätzliche Sonderregelung.

Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
• Steuersatz oder
• im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung (§ 3 c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6 a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13 b UStG (§ 33 UStDV).

Neben Kleinbetragsrechnungen müssen auch Fahrausweise keine fortlaufende Nummer erhalten.

Anforderungen für elektronisch übermittelte Rechnungen

Eine Rechnung kann auch in elektronischer Form zum Beispiel per E-Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger formlos zugestimmt hat.

Allerdings ist zu beachten, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit „fürs menschliche Auge“. Ganz wichtig: An die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen gestellt. Digitale Signaturen können, müssen aber nicht verwendet werden. Das Bundesfinanzministerium hat in einem am 2. Juli 2012 veröffentlichten Anwendungserlass klar gemacht, dass gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen, die Kriterien erfüllen. Dem genügen selbst festlegbare Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einstetzt. Hierbei muss es sich um keine technischen oder EDV-gestützten Verfahren handeln. Die Verwaltung lässt es in dem Erlass beispielhaft zu, dass verlässliche innerbetriebliche Kontrollverfahren in der einfachsten Form auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein erfolgen können.

 Aufbewahrung von Rechnungen

Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seien privaten Bereich verwendet), die aufgrund des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit von Unternehmen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum Beispiel durch den Zusatz „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren“.

Zusätzliche Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten und daher ggf. zusätzliche Vorgaben nach dem Handelsgesetzbuch beachten müssen. Die diesbezüglichen Anforderungen können Sie unserem Merkblatt „Angaben auf Geschäftsbriefen“ entnehmen.

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