Die elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Die fortschreitende Digitalisierung betrifft zunehmend auch Unternehmensprozesse – insbesondere die Rechnungsstellung. Mit dem Wachstumschancengesetz (WachstumschancenG) wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für Umsätze nach dem 31.12.2024 neu gefasst. Kernpunkt ist die verpflichtende Verwendung einer elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), vorbehaltlich der gesetzlichen Ausnahmen und Übergangsregelungen. Ziel der Neuregelung ist es, die Effizienz und Transparenz im Geschäftsverkehr zu erhöhen und Steuerbetrug zu erschweren.

Von dieser Pflicht ausgenommen bleiben:

• Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen
• B2C-Bereich 
• Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
• Rechnung über Kleinbeträge mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro
• Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden (§ 34 UStDV).

Der Begriff der E-Rechnung wird seit dem 1. Januar 2025 durch § 14 Abs. 1 UStG neu definiert. Darunter fallen künftig nur Rechnungen, die: 

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden 

• eine elektronische Verarbeitung ermöglichen (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG) 

Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung muss der Norm EN 16931 entsprechen. 

Eine E-Rechnung muss maschinell verarbeitet werden können. Für Menschen ist sie, ohne ein geeignetes Anzeigeprogramm nicht verständlich und daher nicht für die menschliche Auffassung geeignet. 

Von einer E-Rechnung zu unterscheiden sind sonstige Rechnungen (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG). Es handelt sich bei sonstigen Rechnungen um Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Es umfasst alle anderen Rechnungen, die keine E-Rechnungen sind. Sonstige Rechnungen können auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Bis zum 31. Dezember 2026 sind Papierrechnungen zulässig. Für sonstige Rechnungen in einem elektronischen Format ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. 

Eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei erfüllt damit seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr die Erfordernisse einer E-Rechnung. 

Das Merkmal des „strukturierten elektronischen Formats“ liegt vor, wenn: 

• die E-Rechnung der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014 entspricht, wobei derzeit insbesondere die Syntaxen UBL, CII und das Format XRechnung zulässig sind 

oder 

• eine entsprechende Vereinbarung zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vorliegt, sofern das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben ermöglicht und mit der Norm EN 16931 interoperabel ist (vgl. § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG) 

Darüber hinaus müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der E-Rechnung gewährleistet sein. Diese Anforderungen können durch innerbetriebliche Kontrollverfahren oder den Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen erfüllt werden (§ 14 Abs. 1 S. 5 UStG). „Lesbarkeit“ meint die maschinelle Lesbarkeit, d. h. die XML-Datei muss maschinell auswertbar sein. Eine zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich, da eine standardisierte Datei durch ein Visualisierungstool angezeigt werden kann. In der Praxis wird jedoch häufig ergänzend ein PDF zur besseren Übersicht bereitgestellt. 

Zulässige Formate einer E-Rechnung 

Eine E-Rechnung kann sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Unabhängig vom gewählten Format muss sichergestellt sein, dass: 

• alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG elektronisch übermittelt und maschinell ausgelesen werden können 

• der strukturierte Teil sämtliche umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach den §§ 14, 14a UStG enthält 

• die abgerechnete Leistung eindeutig identifizierbar ist 

Ergänzende Angaben können in einem integrierten Anhang aufgenommen werde 

Formate nach der Norm EN 16931 sind stets zulässig. Hierzu zählen insbesondere: 

• XRechnung (rein strukturiert) 

• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrid) 

Unter bestimmten Voraussetzungen sind auch andere Formate zulässig, z. B. EDI-Verfahren (wie EDIFACT), sofern Interoperabilität mit EN 16931 gewährleistet ist (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG). Die Entscheidung über das konkrete Format obliegt den Vertragsparteien. 

Beispiele für zulässige Formate: 

• Nationale Formate: XRechnung, ZUGFeRD 

• Europäische Formate: FatturaPA (Italien), Factur-X (Frankreich) – jeweils gemäß der Richtlinie 2014/55/EU 

Hybride Formate 

Hybride Formate bestehen zum einen aus einem strukturierten Datenteil (z.B. XML-Datei) und zum anderen aus einem menschenlesbaren Datenteil (z.B. PDF-Dokument), wobei beide Datenteile in einer Datei zusammengefasst sind. Ein Beispiel für ein hybrides Rechnungsformat stellt das Format ZUGFeRD dar. 

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. 

Andere Formate 

Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein strukturiertes elektronisches Format einer E-Rechnung auch zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbart werden (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG) und damit von den Vorgaben der Norm EN 16931 abweichen. 

Dies ist unter den folgenden Voraussetzungen möglich: 

• Das Format ermöglicht eine richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format, das der Norm EN 16931 entspricht 

oder 

• Das Format ist mit der Norm EN 16931 interoperabel. Interoperabilität meint, dass die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen aus der Ursprungsdatei (Extraktion der Daten aus dem verwendeten Rechnungsformat) ohne einen Informationsverlust in das Zielformat (entsprechend der Norm EN 16931) umgewandelt werden können. 

Diese Regelung erlaubt die Weiternutzung etablierter Formate (z. B. EDI) auch über die Übergangsfristen hinaus. 

Eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht gemäß § 14 Abs. 2 Nr. 1, 2. HS UStG grundsätzlich bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern. 

„Umsätze zwischen inländischen Unternehmern“ liegen vor, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind. Eine Ansässigkeit in diesem Sinn liegt wiederum vor, wenn der Unternehmer in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine (umsatzsteuerrechtliche) Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat. 

In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Empfängers zur Ausstellung einer E-Rechnung mehr erforderlich. Zeitgleich wird in den oben genannten Fällen vorausgesetzt, dass die Empfänger die erforderlichen technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme solcher E-Rechnungen schaffen. 

Sollte mindestens einer der Unternehmer nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebieten ansässig sein, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 Nr. 2, 2. HS UStG. Dann reicht eine Rechnungsausstellung in Papierform oder – mit Zustimmung des Empfängers – in Form einer E-Rechnung bzw. als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. 

Die Regelungen zur Ausstellung von E-Rechnungen gelten ebenso für die Ausstellung von Rechnungen in Gestalt einer Gutschrift (§ 14 Abs. 2 S. 2UStG). 

Darüber hinaus gilt die Pflicht auch für Rechnungen: 

• über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13 b UStG) 

• in Form einer Gutschrift (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG) 

• über Umsätze, die der Durchschnittsbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG) 

• über Reiseleistungen (§ 25 UStG) 

• über Umsätze, für die die Differenzbesteuerung (§ 25 a UStG) angewendet wird 

Schließlich finden die Regelungen auch Anwendung, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z.B. Vermieter einer Wohnung) ausführt, sowie auf juristische Personen des öffentlichen Rechts. 

Wird eine Leistung zu einem Teil im Rahmen eines Unternehmens und zu einem anderen Teil aus dem nichtwirtschaftlichen Bereich einer juristischen Person des öffentlichen Rechts ausgeführt, handelt es sich um zwei umsatzsteuerrechtlich selbstständig zu beurteilende Vorgänge. Besteht in diesem Fall für die ihm Rahmen des Unternehmens ausgeführte Leistung die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung und werden diese Leistungen in einer Rechnung abgerechnet, so ist die Rechnung insgesamt als E-Rechnung zu erteilen. 

E-Rechnungen müssen auf elektronischem Wege übermittelt werden, beispielsweise durch Versenden einer E-Mail oder durch Bereitstellen der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder einem Download über ein (Kunden-)Portal.  

Sowohl für die Erstellung als auch für die Übermittlung von E-Rechnungen kann sich der Unternehmer dabei auch externer Dienstleister bedienen, wobei er dann sicherstellen muss, dass dieser die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14 a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet. 

Eine Übergabe der XML-Datei auf einem externen Speichermedium (z.B. einem USB-Stick) erfüllt dagegen nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form. 

Mit der Pflicht zur Ausstellung von E‑Rechnungen geht für inländische Unternehmen die Pflicht einher, E‑Rechnungen empfangen zu können. Für eine bessere Übersichtlichkeit empfiehlt sich beispielsweise ein eigenes E‑Mail‑Postfach einzurichten. 

Sollte der Empfänger keine technischen Vorkehrungen dieser Art treffen oder gar die Annahme einer E-Rechnung verweigern, so hat er kein Recht darauf, eine anderweitige Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller zu verlangen. 

In diesem Fall gilt die Pflicht des Rechnungsausstellers dennoch als erfüllt, sofern er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat. 

Die Berichtigung einer E-Rechnung ist grundsätzlich möglich, muss jedoch gemäß § 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt erfüllen wie die ursprüngliche E-Rechnung nach § 14 UStG. Das bedeutet: Die Berichtigung muss ebenfalls in einem strukturierten elektronischen Format erfolgen. Eine wirksame Berichtigung wirkt rückwirkend auf den Zeitpunkt der Ausstellung der ursprünglichen E-Rechnung. 

Besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, wurde aber zunächst eine sonstige Rechnung (z. B. Papier oder PDF) ausgestellt, kann diese gemäß Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE durch Ausstellung einer E-Rechnung berichtigt werden. Dabei gilt: 

• Die E-Rechnung muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. 

• Sie muss klar erkennbar machen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. 

Die Berichtigung wirkt auch hier auf den Zeitpunkt der Ausstellung der ursprünglichen Rechnung zurück, selbst wenn der Vorsteuerabzug zunächst nicht möglich war (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). 

Ein Vorsteuerabzug kann ausnahmsweise auch aus einer sonstigen Rechnung möglich sein, wenn die Finanzverwaltung über alle erforderlichen Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu prüfen. Dies stellt jedoch eine Ausnahme dar und sollte nicht als Regelfall betrachtet werden. 

Eine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern gilt seit dem 01.01.2025. Aufgrund des hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen wurden gemäß § 27 Abs. 38 UStG verschiedene Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 eingeführt.

• Seit 01.01.2025:  
  Der Rechnungsempfänger hat seit dem 01.01.2025 zu gewährleisten E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können (ohne Übergangsregelung).

• Bis 31.12.2026:  
  Für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, dürfen befristet bis zum 31.12.2026 statt E-Rechnungen auch sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden. Papierrechnungen sind in diesem Zeitraum auch ohne Zustimmung des Empfängers zulässig. Rechnungen in einem anderen elektronischen Format, das nicht den Vorgaben des § 14 Abs. 1 S. 6 UStG entspricht (z. B. ein einfaches PDF per E-Mail), bedürfen der Zustimmung des Empfängers; diese kann auch konkludent (z. B. durch widerspruchlose Annahme und Bezahlung der Rechnung) erfolgen.

• Ab dem 01.01.2027: 
  Überschreitet der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 die Grenze von 800.000 €, muss ab dem 01.01.2027 für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen und übermitteln (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG).   

• Verlängerung bis 31.12.2027:  
  Für Unternehmer, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) nicht mehr als 800.000 € betragen hat, gilt die Übergangsregelung für im Jahr 2027 ausgeführte inländische B2B-Umsätze verlängert: Diese Unternehmer dürfen befristet bis zum 31.12.2027 weiterhin Papierrechnungen ausstellen und übermitteln, auch ohne Zustimmung des Empfängers. Rechnungen in einem anderen elektronischen Format, das nicht den Vorgaben des § 14 Abs. 1 S. 6 UStG entspricht (z. B. ein einfaches PDF per E-Mail), sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig; diese kann auch konkludent erfolgen.  

• Sonderregelung für EDI-Verfahren: 
  Für Umsätze, die in den Jahren 2026 und 2027 ausgeführt werden, kann befristet bis zum 31.12.2027 statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn diese mittels EDI-Verfahren übermittelt wird. Dies bedarf der Zustimmung des Empfängers. Ab dem 01.01.2028 kann das EDI-Verfahren weiterhin genutzt werden, sofern das verwendete Format im Ergebnis der Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist. Andernfalls muss auf ein E-Rechnungsformat nach § 14 Abs. 1 S. 6 UStG umgestellt werden.

• Ab 01.01.2028: 
  Alle Unternehmen müssen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern E-Rechnungen an ihre Geschäftspartner ausstellen.  
  
  Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben dauerhaft Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), die weiterhin sonstige Rechnungen, einschließlich Papierrechnungen, ausstellen dürfen, sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). 

Die Einführung und Umsetzung der E-Rechnung bringt zahlreiche praktische Herausforderungen mit sich.

Besonders die fehlende Befüllung von Pflichtfeldern innerhalb der E-Rechnung ist eine wiederkehrende Herausforderung, da solche Rechnungen vom Empfänger nicht akzeptiert werden dürfen. Ebenfalls kann es bei einer ZUGFeRD-Rechnung zu Abweichungen zwischen dem sichtbaren PDF-Dokument und den Inhalten der XML-Datei kommen, die für die Empfänger ohne entsprechende Software nur schwer zu prüfen sind.

Auch der zeitliche Aufwand zur Umstellung auf E-Rechnungsprozesse wird oftmals unterschätzt und folgt zu Verzögerungen bei der Einführung in Unternehmen. In der Regel sollten Sie für einen sauber laufenden E-Rechnungsprozess eine Umstellungszeit von mindestens drei Monaten einplanen. Allein deshalb empfiehlt es sich schon, die Umstellung in Ihrem Unternehmen frühzeitig anzugehen.

Während  der Versand von E-Rechnungen per E-Mail lange den Standard darstellte, entwickelt sich der Markt zunehmend in Richtung moderner Plattformlösungen. Immer mehr Anbieter treten mit digitalen E-Rechnungs-Plattformen an, die gezielt die Schwächen des E-Mail-Versands adressieren.

Was sind E-Rechnungs-Plattformen?

E-Rechnungs-Plattformen sind geschlossene, sichere Systeme, über die Rechnungen ohne manuelle E-Mail-Kommunikation versendet und empfangen werden können. Der Rechnungssteller übermittelt seine E-Rechnungen direkt über die Plattform, wodurch Medienbrüche und Sicherheitsrisiken reduziert werden.

Ein zentrales Zukunftspotenzial liegt in der Interoperabilität zwischen Plattformen: Sie sollen künftig untereinander kommunizieren und perspektivisch auch der Finanzverwaltung Echtzeit-Zugriff ermöglichen. So könnten E-Rechnungen automatisiert übermittelt und abgerufen werden. Mit diesem Mechanismus bekämpfen andere EU-Staaten bereits heute den Umsatzsteuerbetrug.

Vorteile von E-Rechnungsplattformen im Überblick

Einer der größten Vorteile von Plattformlösungen ist die Minimierung von Sicherheitsrisiken. Im Gegensatz zum E-Mail-Versand, bei dem Rechnungen potenziell mit Schadsoftware behaftet sein können, werden E-Rechnungen auf Plattformen automatisch auf Viren und Manipulationen gescannt. So wird die Übertragung von Schadsoftware effektiv unterbunden.

Zudem führen die Plattformen bereits bei der Einreichung der Rechnung eine formale Validierung durch. Dabei wird überprüft:

• ob es sich tatsächlich um eine gültige E-Rechnung handelt und
• ob alle Pflichtangaben (wie z. B. Steuernummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung) vorhanden und korrekt sind.

Diese Prüfung erfolgt vor dem eigentlichen Buchungsprozess und kann so zeitaufwendige Nacharbeiten oder Rückfragen deutlich reduzieren. Plattformen leisten also auch einen wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung.

Ein weiterer zentraler Vorteil ist die Möglichkeit zur automatisierten Weiterleitung der Rechnungsdaten an die angebundene Buchhaltungssoftware. Dadurch wird der gesamte Rechnungsprozess medienbruchfrei und effizient gestaltet. Durch die revisionssichere Ablage in den jeweiligen Plattformen oder der angeschlossenen Buchhaltungssoftware schaffen Plattformen auch eine zuverlässige Grundlage für mögliche Betriebsprüfungen oder interne Audits.