Entgelttransparenzgesetz 2026: Rechtliche Anforderungen und Grenzen

Seit Juni 2023 ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 10. Mai 2023) auf europäischer Ebene in Kraft. Bis zum 7. Juni 2026 muss sie in deutsches Recht umgesetzt werden. Damit steht eine umfassende Reform des bisherigen Entgelttransparenzrechts bevor.

Die neuen Regelungen betreffen grundsätzlich alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Bestimmte Pflichten, insbesondere für die Berichterstattung, gelten gestaffelt erst ab 100 Beschäftigten. Andere Pflichten – z. B. Transparenz vor Vertragsschluss, Auskunftsansprüche, Verbot von Verschwiegenheitsklauseln – gelten unabhängig von Schwellenwerten.

Unternehmen müssen sich künftig auf erweiterte Transparenzpflichten, neue Auskunftsansprüche von Beschäftigten sowie zusätzliche Berichtspflichten einstellen. Personalabteilungen und Unternehmensleitungen sollten daher frühzeitig prüfen, welche organisatorischen und strukturellen Anpassungen erforderlich sind.

Die neuen Vorgaben greifen bereits vor Abschluss eines Arbeitsvertrages. Nach Art. 5 der Entgelttransparenzrichtlinie müssen Arbeitgeber Bewerbenden frühzeitig Informationen über das vorgesehene Entgelt bereitstellen.

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen Gehaltsspannen oder Gehaltsbänder für Stellen definieren sollten. Diese Informationen müssen entweder bereits in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem ersten Vorstellungsgespräch kommuniziert werden. Bestehen tarifliche Vergütungsregelungen, sind auch diese transparent zu benennen.

Eine weitere wesentliche Neuerung ist das Verbot der Abfrage der Gehaltsvorgeschichte. Arbeitgeber dürfen Bewerbende künftig nicht mehr nach ihrer bisherigen Vergütung fragen. Interviewleitfäden, Bewerbungsformulare und Recruiting-Prozesse müssen daher entsprechend angepasst werden. Interne Leitfäden sollten klar zwischen zulässigen Anforderungsprofilen und unzulässigen Indikatoren – insbesondere früheren Entgelten – unterscheiden.

Auch bestehende Arbeitsverträge sollten überprüft werden. Klauseln, die Beschäftigten untersagen, ihr eigenes Entgelt offenzulegen, werden künftig unzulässig sein. Das gilt auch für faktische Verschwiegenheitsanordnungen in Policies, Bonus- oder Long-Term-Incentive-Plänen.

Ein zentrales Element der Richtlinie ist der individuelle Auskunftsanspruch der Beschäftigten. Nach Art. 7 der Richtlinie haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer künftig das Recht, Informationen zu verlangen über:

• ihr eigenes individuelles Entgelt sowie
• das durchschnittliche Entgelt von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass klare Vergleichsgruppen definiert und belastbare Entgeltdaten aufgebaut werden müssen. In der Praxis wird es häufig erforderlich sein, strukturierte Entgeltdatenbanken aufzubauen sowie standardisierte Prozesse für die Bearbeitung entsprechender Auskunftsanfragen einzurichten.

Noch nicht abschließend geklärt ist, wie Vergleichsgruppen im Detail zu bestimmen sind. Die Richtlinie lässt jedoch zu, dass auch statistische Vergleichswerte oder hypothetische Vergleichspersonen herangezogen werden können, wenn keine reale Vergleichsperson im Unternehmen vorhanden ist. Maßgeblich ist die analytische Bewertung „gleicher oder gleichwertiger Arbeit“ anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien; hierfür sind konsistente Job-Evaluationsmethoden bereitzuhalten.

Darüber hinaus müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten jährlich über das bestehende Auskunftsrecht informieren. Dies kann beispielsweise über das Intranet, eine Rundmail oder im Rahmen bestehender HR-Kommunikationsformate erfolgen. Empfehlenswert sind ein standardisiertes Anfrageformular, definierte Antwortfristen und klare Zuständigkeiten.

Neben individuellen Auskunftsansprüchen führt Art. 9 der Richtlinie neue Berichtspflichten zur Entgeltstruktur ein. Diese gelten gestaffelt nach Unternehmensgröße:

• ab 250 Beschäftigten: jährlicher Bericht ab 2027
• ab 150 Beschäftigten: Bericht alle drei Jahre ab 2027
• ab 100 Beschäftigten: Bericht alle drei Jahre ab 2031

Die Berichte müssen unter anderem folgende Kennzahlen enthalten:

• den gesamten Gender Pay Gap
• den Median Gender Pay Gap
• den Gender Pay Gap je Vergleichsgruppe
• eine Analyse der einzelnen Vergütungsbestandteile (z. B. Grundgehalt, Boni oder variable Vergütung)

Besteht ein geschlechtsspezifischer Entgeltunterschied von mindestens fünf Prozent, der nicht objektiv gerechtfertigt werden kann, ist das Unternehmen angehalten, innerhalb von sechs Monaten geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Erfolgt dies nicht, ist gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung ein sogenanntes Joint Pay Assessment durchzuführen.

Diese gemeinsame Entgeltbewertung umfasst unter anderem:

• den Anteil der Beschäftigten in den jeweiligen Vergleichsgruppen
• deren durchschnittliche Entgelthöhen einschließlich variabler Vergütungsbestandteile
• die Analyse möglicher Ursachen für Entgeltunterschiede anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien

Darüber hinaus sind Unternehmen verpflichtet, zu dokumentieren, wie viele Beschäftigte nach Eltern- oder Pflegezeiten eine Anpassung ihres Entgelts erhalten haben. Ebenso müssen sie Maßnahmen zur Beseitigung von Entgeltunterschieden prüfen und deren Wirksamkeit bewerten, um sicherzustellen, dass Gleichstellung und faire Vergütung tatsächlich umgesetzt werden. Der 5%-Schwellenwert löst Prüf- und Folgemaßnahmen aus, ersetzt jedoch nicht die materielle Gleichbehandlungspflicht; auch geringere Unterschiede können unzulässig sein, wenn keine objektive Rechtfertigung besteht.

Im Bereich dieser Berichtspflichten besteht jedoch ein gewisser nationaler Gestaltungsspielraum. Die Mitgliedstaaten können sowohl strengere als auch weitergehende Regelungen vorsehen, etwa durch eine Erhöhung der Berichterstattungsfrequenz oder durch die Ausweitung der Berichtspflichten auf Arbeitgeber mit weniger als 100 Beschäftigten. Bei Tarifbindung empfiehlt sich die frühzeitige Einbindung der Tarifparteien; Schnittstellen zu Betriebsrat und SE-/KBR-Gremien sind zu klären.

Die Richtlinie stärkt auch die Durchsetzungsmöglichkeiten der Beschäftigten erheblich.

Nach Art. 8 gilt künftig eine Beweislastumkehr: Beschäftigte müssen lediglich Indizien für eine mögliche Diskriminierung vorlegen, anschließend liegt es beim Arbeitgeber, nachzuweisen, dass keine Benachteiligung erfolgt ist. Für Unternehmen wird daher eine lückenlose Dokumentation von Vergütungsentscheidungen entscheidend. Einstufungen, Gehaltsentwicklungen und Beförderungen sollten nachvollziehbar und anhand objektiver Kriterien dokumentiert werden.

Bei Verstößen gegen Transparenzpflichten kann die Beweislastumkehr bereits ohne vorherige Indizien greifen; Ausnahmen kommen nur bei geringfügigen oder offensichtlich unbeabsichtigten Verstößen in Betracht. Unternehmen sollten hierfür interne Kontrollmechanismen für Stellenausschreibungen, Auskünfte und Berichte etablieren.

Art. 15 der Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, Rahmenbedingungen dafür zu schaffen, dass Arbeitnehmerverbände, Betriebsräte oder Gewerkschaften Beschäftigte in entsprechenden Verfahren wirksam unterstützen und vertreten können. Flankierend eröffnet Art. 22 den Gerichten die Möglichkeit, Beschäftigte bei Verstößen gegen Transparenzpflichten von Verfahrenskosten zu entlasten, was die praktische Durchsetzung der Ansprüche zusätzlich erleichtert. Die konkrete Ausgestaltung dieser Unterstützungs- und Beteiligungsrechte obliegt jedoch dem nationalen Gesetzgeber.

Unternehmen drohen bei Verstößen unter anderem:

• Geldbußen
• Schadensersatzansprüche
• der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen oder Fördermitteln

Die Richtlinie sieht Mindeststandards für Abhilfe und Sanktionen vor, einschließlich Vollschadensersatz, Verzugszinsen sowie wirksamer, verhältnismäßiger und abschreckender Geldbußen.

Die Umsetzung der Richtlinie erfordert in vielen Unternehmen eine grundlegende Überprüfung der bestehenden Vergütungsstrukturen. Ein transparentes und diskriminierungsfreies Vergütungssystem basiert in der Regel auf mehreren Bausteinen:

• präzise und aktuelle Stellenprofile
• klar definierte Bewertungskriterien (z. B. Qualifikation, Verantwortung oder Arbeitsbedingungen)
• transparente Punkte- oder Bewertungssysteme
• strukturierte Gehaltsbänder
• geeignete digitale Tools zur Datenauswertung und Dokumentation

Viele Unternehmen verfügen bislang nicht über ausreichend standardisierte Bewertungsstrukturen. Hier besteht in den kommenden Jahren erheblicher Handlungsbedarf. Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen sind frühzeitig zu berücksichtigen; Entgeltdatenverarbeitung muss DSGVO-konform erfolgen – insbesondere im Hinblick auf Zweckbindung, Datenminimierung und Zugriffskontrollen.

Um die neuen Anforderungen rechtzeitig umzusetzen, sollten Unternehmen frühzeitig mit der Vorbereitung beginnen. Mögliche Schritte sind beispielsweise:

Strategische Vorbereitung

• Unternehmensgröße prüfen
• Interne Projektgruppe bilden (HR, Legal, Controlling, IT)
• Bestehende Vergütungsstrukturen, Kriterien und Entwicklungspfade analysieren und dokumentieren
• Prüfung, ob das Vergütungssystem gleichwertige Tätigkeiten systematisch bewertet
• Betriebsrat/Tarifpartner proaktiv einbinden; Mitbestimmungsrechte und Beteiligungsprozesse klären

Bewerbungsprozesse anpassen

• Gehaltsspannen verbindlich in Stellenanzeigen ausweisen
• Auswahlverfahren dokumentieren und vereinheitlichen
• Verbot der Frage nach früherem Gehalt in allen Leitfäden verankern
• Klare Leitfäden für Einstellungsprozesse, Stellenbesetzungen und Beförderungen erstellen
• Kommunikationsleitfäden für zulässige und unzulässige Fragen; Schulungen der Hiring Manager

Auskunftsverfahren etablieren

• Verfahren aufsetzen, um jährlich Auskunft über eigenes Entgelt und Durchschnittsgehälter vergleichbarer Tätigkeiten nach Geschlecht bereitzustellen
• zentrale Ansprechstelle definieren
• Standardantworten, Fristen-Tracking, Dokumentationspflichten; Datenschutz-Freigaben sowie Pseudonymisierung/Anonymisierung prüfen

Berichtspflichten vorbereiten

• Prüfen, ob das Unternehmen der Berichtspflicht ab 100 Mitarbeitenden unterliegt
• Prozesse zur Erhebung und Auswertung der Entgeltdaten definieren (inkl. Gender Pay Gap)
• Berichte regelmäßig erstellen – erster Bericht 2027 auf Basis der Daten von 2026
• Qualitätssicherung der Daten, Abgleich mit Lohnbuchhaltung/HRIS; Governance und Zeitplan für Joint Pay Assessments

Vergütungsstrukturen überprüfen

• Gleichwertigkeitskriterien entwickeln (Qualifikation, Verantwortung, Arbeitsbedingungen etc.)
• Analytische Stellenbewertungsverfahren zur objektiven Bewertung einführen oder aktualisieren
• Entgeltgerechtigkeit proaktiv herstellen
• Pay-Governance festlegen (z. B. Entscheidungsgremien, Ausnahmegenehmigungen, Vier-Augen-Prinzip)

Compliance und Dokumentation stärken

• Dokumentationspflichten erweitern (Beweislast liegt künftig beim Arbeitgeber)
• Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und Vergütungspolicen aktualisieren
• Internes Beschwerde- und Klärungssystem etablieren
• Schulungen für Führungskräfte, HR und Recruiting durchführen
• Hinweisgebersystem auf Entgeltverstöße ausrichten; interne Audits und Kontrollen planen

Verträge und Regelwerke anpassen

• Arbeitsverträge auf unzulässige Verschwiegenheitsklauseln prüfen
• Betriebsvereinbarungen zu Vergütung, Recruiting und Stellenbewertung anpassen
• interne Muster und Leitfäden erstellen
• Variable Vergütung und Benefits (z. B. Boni, Dienstwagen, Aktienprogramme) in die Gleichwertigkeits- und Transparenzsystematik integrieren

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie stellt für viele Unternehmen eine grundlegende Weiterentwicklung des bestehenden Entgelttransparenzrechts dar. Sie verlangt ein höheres Maß an Transparenz, klar strukturierte Vergütungssysteme sowie eine systematische Dokumentation von Entgeltentscheidungen.

Zwar eröffnen einzelne Vorschriften der Richtlinie den Mitgliedstaaten Gestaltungsspielräume bei der Umsetzung in nationales Recht, der überwiegende Teil der Regelungen ist jedoch detailliert vorgegeben und lässt dem nationalen Gesetzgeber kaum Spielraum. Dies gilt insbesondere für das Verbot der Gehaltsabfrage bei Bewerberinnen und Bewerbern gemäß Art. 5 Abs. 2, die Informationspflichten vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses sowie die zentralen Elemente des Auskunftsrechts nach Art. 7. Ebenso verbindlich sind die Vorgaben zur Beweislastumkehr bei Verstößen gegen Transparenzpflichten, das Verbot von Verschwiegenheitsklauseln sowie die Festlegung von Mindestverjährungsfristen.

Die nationale Umsetzung darf strengere, nicht jedoch mildere Standards vorsehen; Übergangsfristen und branchenspezifische Besonderheiten sind zu beobachten.

Unternehmen, die sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen, können daher nicht nur rechtliche Risiken reduzieren. Transparente und nachvollziehbare Vergütungssysteme stärken zugleich das Vertrauen innerhalb der Belegschaft und können die Position im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte nachhaltig verbessern. Pilot-Assessments und Pay-Gap-Sensitivitätsanalysen unterstützen eine zielgenaue Maßnahmenplanung.