Nachweise und Dokumentation bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Unternehmen in Deutschland liefern regelmäßig Waren an Geschäftspartner in anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union. Solche Lieferungen können unter bestimmten Voraussetzungen als innergemeinschaftliche Lieferungen umsatzsteuerfrei sein.

Damit diese Steuerbefreiung angewendet werden kann, reicht es jedoch nicht aus, dass die Voraussetzungen tatsächlich vorliegen. Unternehmen müssen auch nachweisen und dokumentieren, dass die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist und die gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind.

Fehlen geeignete Nachweise oder sind Unterlagen widersprüchlich, kann die Finanzverwaltung die Steuerfreiheit im Einzelfall versagen. Für Unternehmen bedeutet das ein erhebliches steuerliches Risiko.

Diese Seite erläutert, welche Nachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen erforderlich sind, welche Dokumente typischerweise verwendet werden und worauf Unternehmen bei der Dokumentation besonders achten sollten.

Die rechtlichen Grundlagen finden sich insbesondere in § 6a Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie in den §§ 17a bis 17d Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).

Der wichtigste Nachweis ist der Beleg dafür, dass die Ware tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist.

Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung sieht hierfür verschiedene Formen von Belegen vor. In der Praxis werden meist Transport- oder Versanddokumente verwendet.

Typische Nachweise können beispielsweise sein:

• sogenannte Gelangensbestätigung des Abnehmers
• Frachtbriefe (z. B. CMR)
• Spediteursbescheinigungen
• Versandnachweise von Paketdiensten

Seit den europäischen Mehrwertsteuer-„Quick Fixes“ existiert außerdem eine Vermutungsregel für bestimmte Transportnachweise. Liegen bestimmte voneinander unabhängige Belege vor, wird grundsätzlich vermutet, dass die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist.

Unabhängig davon bleibt entscheidend, dass die vorhandenen Unterlagen insgesamt eine plausible und nachvollziehbare Dokumentation der Warenbewegung ergeben.

Welche Nachweise im Einzelfall geeignet sind, hängt jedoch wesentlich davon ab, wer den Transport organisiert oder durchführt.

Für die Nachweisführung ist es wichtig zu unterscheiden, wer den Transport der Ware veranlasst oder durchführt.

Grundsätzlich wird zwischen zwei Konstellationen unterschieden:

1. Versendungslieferung: Die Ware wird durch einen Spediteur, Frachtführer oder Paketdienst transportiert. Der Transport erfolgt im Auftrag des Lieferanten oder des Abnehmers.
2. Beförderungslieferung: Der Lieferant oder der Abnehmer transportiert die Ware selbst, etwa mit eigenen Fahrzeugen.

Diese Unterscheidung ist für die Dokumentation relevant, weil sich daraus unterschiedliche Formen des Transportnachweises ergeben können.

Besonders aufmerksam betrachten Finanzbehörden in der Praxis Fälle, in denen der Abnehmer den Transport organisiert oder die Ware selbst abholt.

Von einem Abholfall spricht man, wenn der Abnehmer oder ein von ihm beauftragter Transporteur die Ware beim Lieferanten abholt und selbst in einen anderen EU-Mitgliedstaat transportiert.

In solchen Fällen hat der/die liefernde Unternehmer/in in der Regel keinen direkten Einfluss auf den Transportvorgang. Umso wichtiger ist es, geeignete Unterlagen zu erhalten, aus denen sich die Warenbewegung nachvollziehbar ergibt.

Die Dokumentation innergemeinschaftlicher Lieferungen besteht in der Regel aus mehreren miteinander verbundenen Unterlagen.

Typischerweise können dazu beispielsweise gehören:

• Bestellung oder Auftrag
• Lieferschein
• Transport- oder Versanddokumente
• Rechnung
• Zahlungsunterlagen

Wichtig ist, dass diese Dokumente inhaltlich zusammenpassen. Angaben zu Waren, Mengen oder Bestimmungsorten sollten in den verschiedenen Unterlagen übereinstimmen.

Eine konsistente Dokumentation erleichtert es, die steuerliche Behandlung der Lieferung auch nach längerer Zeit noch nachvollziehbar darzustellen.

Treten in dieser Dokumentation Lücken oder Widersprüche auf, kann dies im Rahmen steuerlicher Prüfungen zu Rückfragen führen.

In der Praxis entstehen Schwierigkeiten häufig nicht durch die Lieferung selbst, sondern durch Unstimmigkeiten in der Dokumentation.

Die Nachweise zur Warenbewegung stehen in engem Zusammenhang mit den steuerlichen Angaben in Rechnung und Meldungen.

Zu den relevanten Punkten gehören unter anderem:

• die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers
• der Hinweis auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung
• die Erklärung in der Umsatzsteuer-Voranmeldung
• die Meldung der Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung

Stimmen diese Angaben nicht mit den zugrunde liegenden Geschäftsdokumenten überein, kann dies zu Rückfragen oder weiteren Prüfungen führen.

Besonders komplex kann die Dokumentation werden, wenn mehrere Unternehmen an einer Lieferkette beteiligt sind.

Bestimmte Lieferkonstellationen sind umsatzsteuerlich komplexer als gewöhnliche Lieferbeziehungen. In diesen Fällen ist es besonders wichtig, die Warenbewegung und die beteiligten Unternehmen eindeutig zu dokumentieren.

Für Unternehmen mit Warenlieferungen innerhalb der EU ist eine strukturierte Dokumentation innergemeinschaftlicher Lieferungen ein wichtiger Bestandteil der umsatzsteuerlichen Compliance.

Sinnvoll kann es sein,

• interne Abläufe für EU-Lieferungen klar zu definieren
• Transport- und Geschäftsdokumente systematisch zu archivieren
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern regelmäßig bzw. ggfs. automatisiert zu überprüfen 
• Rechnungsangaben, Buchführung und steuerliche Meldungen miteinander abzustimmen

Gerade bei regelmäßigem EU-Geschäft lohnt es sich, die eigenen Prozesse zur Dokumentation der innergemeinschaftlichen Lieferung regelmäßig zu überprüfen.

Bei Fragen zur umsatzsteuerlichen Behandlung oder zu Dokumentationsanforderungen können sich Unternehmen an ihre IHK wenden.