Wie kann die Digitalisierung beschleunigt werden?

Der digitale Wandel führt dazu, dass sich Unternehmen permanent weiterentwickeln, herkömmliche Verfahren infrage stellen und Prozesse beschleunigen. Diese Dynamik erwartet die Wirtschaft auch von der Verwaltung. Unternehmen sind auf schnelle Verfahren, verlässliche Ansprechpartner und effiziente Prozesse in den Behörden angewiesen. Wie digitale Verwaltungsangebote Abläufe einfacher, schneller und nutzerorientierter gestalten können, erläuterte Ina Scharrenbach, Ministerin für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen, beim Campus-Talk der Industrie- und Handelskammer (IHK) Mittlerer Niederrhein im Pavillon des Campus Zukunft auf dem Neusser Wendersplatz.

„In unseren Umfragen wird der Digitalisierungsgrad der Verwaltung von den Unternehmen lediglich mit befriedigend oder schlechter bewertet. Das zeigt: Es gibt erheblichen Verbesserungsbedarf“, sagte IHK-Hauptgeschäftsführer Jürgen Steinmetz zur Begrüßung. „Dabei geht es längst nicht mehr nur darum, Formulare online bereitzustellen. Unternehmen erwarten medienbruchfreie Verfahren, transparente Bearbeitungsstände, verlässliche digitale Kommunikation und klare Ansprechpartner. Digitale Prozesse sind kein Selbstzweck. Ihr eigentlicher Wert besteht darin, Verfahren schneller, einfacher und nachvollziehbarer zu machen.“

Zu Beginn ihres Vortrags machte Ministerin Ina Scharrenbach demonstrativ ein Selfie und hielt ihr Smartphone in die Höhe. „Darauf wird es ankommen“, sagte Scharrenbach. Die Menschen seien es inzwischen gewöhnt, dass sie viele alltägliche Dinge – etwa Bankgeschäfte – mit Smartphone-Apps regeln. „Wenn es uns gelingt, dass demnächst Verwaltungsleistungen auch einfach über eine Applikation auf dem Handy erledigt werden können, haben wir einen riesigen Schritt nach vorne gemacht“, so die Ministerin. Sie verwies auf die von der Bundesregierung geplante EUDI-Wallet „d-you“, die im Januar 2027 an den Start gehen soll. Scharrenbach erinnerte auch an Fortschritte der Landesregierung beim Bürokratieabbau: So seien das Landesrecht für kommunale Vergaben vereinfacht und 90 Prozent der DIN-Vorschriften beim Bau abgeschafft worden. Auch die die sogenannte Beweislastumkehr bei Berichtspflichten, sei eine große Entlastung für die Betriebe. „Künftig sollen bestehende Berichtspflichten nicht automatisch fortgelten, sondern von der jeweils zuständigen Behörde aktiv begründet werden müssen“, erläuterte die Ministerin.

Im Bereich Digitalisierung sei in puncto Medienbruchfreiheit noch viel zu tun, räumte Scharrenbach ein, gab aber auch zu bedenken: „Bei der Schaffung der notwendigen Schnittstellen und technischen Voraussetzungen sind die Behörden mitunter schneller als die Privatwirtschaft.“ Ein Hemmschuh für die Digitalisierung seien gewachsene Strukturen: „Beispielsweise haben wir in Nordrhein-Westfalen rund 50 kommunale Rechenzentren. Das ist natürlich nicht mehr zeitgemäß. Wir arbeiten intensiv an einer Neuordnung der Rechenzentrumslandschaft unserer Kommunen.“ Grundsätzlich sei es entscheidend, beim Change-Prozess „Digitaler Wandel“ das Silo-Denken zu beenden, Hierarchien abzubauen und die Menschen mitzunehmen. Scharrenbach: „Man kann nicht alle überzeugen, aber es gibt auch Innovatoren, die den Wandel vorantreiben.“

In der anschließenden intensiven Diskussion mit den Unternehmerinnen und Unternehmern war die Themenpalette vielfältig: Es ging um Cyber-Sicherheit, die Chancen der Künstlichen Intelligenz, schleppende Bauantragsverfahren, die Frage, wieso sich Verwaltungen nicht stärker am Markt bedienen und Digitalisierungslösungen einkaufen, und um den erstaunlichen Zustand, dass beim Antrag auf Schwerlasttransporte in Bayern ein Formular erforderlich ist, in Nordrhein-Westfalen aber 29.

Scharrenbach wurde zum Schluss noch einmal grundsätzlich: „Das Verständnis von effizienten Prozessen in den öffentlichen Verwaltungen ist ein anderes als in der Privatwirtschaft. Die Behörden sind nicht agil genug. Wir brauchen eine funktionale Reform.“ Die Ministerin erläuterte anhand eines Beispiels was sie damit meint: „Es gibt 396 Kommunen in Nordrhein-Westfalen, und jede dieser Kommunen befasst sich mit Wohngeld. Das könnten auch eine zentrale oder wenige regionale Behörden prima erledigen.“ Nach diesem Muster könnten viele Verwaltungsdienstleistungen zentralisiert und effizienter gestaltet werden. Scharrenbach: „Was ohne Ortswissen erledigt werden kann, können auch Zentralbehörden übernehmen.“